Language:

Silvasti Software Oy:n LogiApps-järjestelmän Tietosuojakäytäntö

Silvasti Software Oy:n LogiApps on pilvipalveluna tarjottava ohjelmisto maantiekuljetusten ja liikkuvan työn hallintaan (”LogiApps” tai ”LogiApps-järjestelmä”). LogiApps-järjestelmä sisältää toiminnanohjauksen ja kuljetusten hallinnan, automaattisen reittien optimoinnin sekä ajoneuvotelematiikan. LogiApps Android-sovellus (”Mobiilisovellus”) on osa pilvipalvelua.

LogiAppsin ja Mobiilisovelluksen käytössä kertyy henkilötietoja. Tilatessaan LogiAppsin ja Mobiilisovelluksen käyttöönsä yritys (Silvasti Software Oy:n asiakas, jatkossa ”Yritys”) toimii tietosuojalainsäädännön tarkoittamana rekisterinpitäjänä niiden tiedoille, joita sen henkilöstö LogiAppsiin tallentaa. Silvasti Software toimii näiden tietojen osalta henkilötietojen käsittelijänä.

LogiAppsin käyttäjäyritysten tulee kunnioittaa yksityisyyttä ja henkilötietojen suojaa sekä noudattaa tietosuojalainsäädäntöä käyttäessään LogiAppsia ja Mobiilisovellusta. Tässä tietosuojakuvauksessa kerrotaan mitä henkilötietoihin liittyviä rekistereitä LogiApps-järjestelmän tehokkaaseen käyttöön liittyy. Kuvauksesta ilmenee rekistereiden suunniteltu käyttötarkoitus. Yritys vastaa kuitenkin omasta toiminnastaan sekä rekisterinpitäjän velvoitteista, eikä LogiApps-järjestelmä tai Silvasti Software Oy pysty vaikuttamaan tilanteisiin, joissa Yritys soveltaa järjestelmää tai sen tietosisältöä käyttötarkoituksen tai järjestelmän yleisten sopimusehtojen vastaisesti taikka muutoin poikkeuksellisilla tavoilla rekistereiden sisällön suhteen.

Silvasti Software Oy pyrkii opastamaan Yrityksiä toimimaan oikein ja säädösten mukaisesti yksityisyyden suojan kannalta.

HENKILÖTIETOJEN KÄYTTÖTARKOITUS JA KUVAUS REKISTERÖITYJEN RYHMÄSTÄ

LogiApps käsittelee Yrityksen asiakkaiden, asiakkaiden yhteyshenkilöiden, toimitusasiakkaiden, alihankkijoiden, toimittajien ja työntekijöiden tietoja.

Asiakasrekisteri: Sisältää asiakkaiden yleiset yhteystiedot laskutusta varten. Mikäli Yrityksellä on henkilöasiakkaita tai Yritys tallentaa muutoin asiakkaidensa edustajien henkilötietoja (ks. alla Asiakkaiden yhteyshenkilöt), niin tästä muodostuu myös henkilörekisteri. Asiakasrekisteri on tarkoitettu käytettäväksi laskutukseen, asiakkaiden yhteydenpitoon ja Yrityksen markkinointiviestintään.

Asiakkaiden yhteyshenkilöt: Asiakasrekisteriin kirjatuille yrityksille voidaan linkittää yhteystietoja, joita on tarkoitettu käyttäväksi viestintään ja Yrityksen tarjoamien palvelujen reaaliaikaiseen seurantaan yhteyshenkilöiden toimesta.

Toimitusasiakkaat:
Toimitusasiakkaat ovat palveluiden suorituspisteisiin liitettäviä yhteystietoja. Esimerkiksi jakeluliikenteessä tavaran vastaanottajat voivat olla rekisteröityinä Toimitusasiakkaaksi ja heille voidaan lähettää toimituksiin liittyvää reaaliaikaista seurantatietoa. Mikäli toimitusasiakasrekisteriin kirjataan henkilöitä, niin tästä muodostuu henkilörekisteri.

Aliurakoitsijarekisteri: Alihankkijat ovat lähtökohtaisesti yrityksiä, mutta mikäli rekisteriin kirjataan yksittäisiä henkilöitä (esim. toiminimellä toimivia yhteistyökumppaneita), niin on mahdollista, että tästäkin muodostuu henkilörekisteri.

Toimittajarekisteri: Ostettaviin tuotteisiin liittyvä toimittajat. Toimittajina on tarkoitus käsitellä vain yrityksiä. Mikäli rekisteriin kirjataan yksittäisiä henkilöitä (esim. toiminimellä toimivia yhteistyökumppaneita tai ostojen yksityishenkilöltä), niin on mahdollista, että tästäkin muodostuu henkilörekisteri.

Katselukäyttäjät:Katselukäyttäjät on tarkoitettu tekniseksi, vain lukuoikeuksin varustettujen yhteiskäyttötunnusten ylläpitoon, joilla saadaan luotua tietoturvallinen näkymä esim. toimistotilojen yhteisiin tiloihin. Mikäli katselukäyttäjärekisteriin kirjataan henkilöitä, niin tästä muodostuu henkilörekisteri.

Työntekijärekisterit:
Yrityksen työntekijöitä (= LogiApps järjestelmän käyttäjät) rekisteröidään kahdessa eri rekisterissä, joilla on erilaiset sisällöt ja käyttötarkoitukset.

Kuljettajat:

  • Mobiili- ja Websovelluksen käyttötunnukset ja käyttöoikeuksien määrittely, sekä käyttöloki
  • Kuljettajien osaamisen hallinta (kompetenssit)
  • Työvuorojen suunnittelu ja työtehtävien antaminen rekisteriin merkityille henkilöille
  • Kuljettajan työaikamuodon valinta ja työtuntien laskennan kohdistus työntekijälle
  • Kuljettajan työajan, lomapäivien ja työaikapankin saldon seuranta
  • Kuljettajien tekemien raporttien ja kirjausten  kohdistus raportin tekijään
  • Kuljettajalle voidaan lähettää henkilökohtaisia viestejä LogiApps sovelluksessa Toimistohenkilökunnan toimesta. Viestit ovat kaikkien Toimistohenkilökunnan nähtävillä ja viestien lukeminen kuljettajan toimesta rekisteröidään.
  • Autojen digipiirturitietojen kohdistaminen Kuljettajille (lakisääteinen tietojen keräily ja tallennus)

Mobiilisovelluksella raportoitaviin työaikakirjauksiin on mahdollista liittää paikkatietoa kirjausten suorituspaikasta edellyttäen, että mobiililaitteen käyttäjä on antanut Mobiilisovelluksen asetuksissa luvan paikkatiedon tallentamiseen.

Toimistohenkilökunta:

  • Websovelluksen käyttötunnukset ja käyttöoikeuksien määrittely.
  • Projektien resurssisuunnittelu
  • Toimistohenkilökunnan tekemien raporttien ja kirjausten kohdistus raportin tekijään

Laitehallinta:

  • Kuljettajatunnuksilla tapahtuneiden järjestelmään kirjautumisten lokitiedot.

Henkilörekistereihin kerättyjä ja tallennettuja henkilötietoja voi Yritys käyttää asiakassuhteen päättymisen jälkeen voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti. Rekisterinpitäjän tulee huolehtia rekisteritietojen käsittelystä ja poistamisesta tietosuojalainsäädännön mukaisesti.

KUVAUS TIETOLÄHTEISTÄ

Sovelluksiin kirjaudutaan aina jonkin käyttäjäyrityksen tunnuksilla. Sovelluksella voidaan tarkastella Yrityksen LogiAppsiin syöttämiä tietoja ja lähettää tietoja LogiAppsiin Yrityksen muiden käyttäjien nähtäville.

Tietoliikenne Mobiilisovelluksen ja LogiAppsin servereiden välillä tapahtuu salattua HTTPS-yhteyttä käyttäen. Lyhyitä
otsikkotason ilmoituksia välitetään Google Cloud Messaging-palvelun kautta.

Mobiilisovellus ei missään tilanteessa tarkkaile eikä lähetä eteenpäin käyttäjän puhelutietoja, osoitekirjan tietoja, käyttäjätilejä, viestejä, valokuvia tai muita laitteelle tallennettuja tietoja, ellei käyttäjä itse ole syöttänyt tietoja sovellukseen.

Mobiilisovellus lähettää sijaintitietoja LogiAppsiin seuraavissa tapauksissa edellyttäen, että mobiililaitteen käyttäjä on antanut Mobiilisovelluksen asetuksissa luvan paikkatiedon tallentamiseen tai tapahtumakohtaisesti valitsee niin tehtävän:

  • Laite on rekisteröity LogiAppsin jatkuvaan ajoneuvoseurantaan.
  • Sellaisten toimintojen yhteydessä, jotka olennaisesti perustuvat sijaintitietoon (esimerkiksi Kaluston sijainnit ja
    Jätteensiirtoasiakirjan lastaus- ja purkupaikat).
  • Muiden kirjausten yhteydessä, mikäli käyttäjä on asetuksissa sallinut sijaintitiedon lähettämisen.

Sijaintitietoja voivat tarkastella Yrityksen sellaiset käyttäjät, joilla on käyttöoikeus kyseiseen toimintoon. Tietoja ei jaeta eteenpäin eikä saateta asiaankuulumattomien käyttäjien nähtäville.

KUVAUS REKISTERÖITYIHIN LIITTYVISTÄ TIEDOISTA

Asiakasrekisteri: Nimi, LogiAppsin sisäiset luokittelut ja vastuuhenkilö, Yhteystiedot, Osoitetiedot, Laskutustiedot, Rajapintojen tiedot, Käyttäjätunnus, Käyttöoikeudet ja Yhteyshenkilöt.

Asiakkaiden yhteyshenkilöt: Nimi, Tehtävä, LogiAppsin sisäiset luokittelut ja vastuuhenkilö, Yhteystiedot, Osoitetiedot, Kieli, Käyttäjätunnus, käyttöoikeudet, muistiinpanot ja Aktiviteetit.

Toimitusasiakkaat:
Nimi, Osoite, Yhteystiedot ja mahdollinen Linkitys asiakkaaseen.

Aliurakoitsijarekisteri:
Nimi, Yhteystiedot, Osoitetiedot, Maksatustiedot ja Käyttäjätunnus.

Toimittajarekisteri: Nimi ja lisätiedot.

Katselukäyttäjät:
Tunnus ja käyttöoikeudet.

Työntekijärekisteri – Kuljettajat:
Nimi, Yhteystiedot, LogiApps sisäiset luokitukset, Käyttöoikeudet, Valokuva, Pätevyydet, Ajopiirturikortin
ID, Työskentelyjaksot ja Lisätiedot

Työntekijärekisteri – Toimistohenkilökunta:
Nimi, Yhteystiedot, LogiApps sisäiset luokitukset, Käyttöoikeudet ja Työskentelyjaksot.

Laitehallinta: Käyttäjätunnus, Aikaleima, IP-osoite sekä Laitteen merkki, malli ja GPS-asetuksen tila.

KUVAUS REKISTERIN SUOJAUKSEN PÄÄPERIAATTEISTA

Rekisterinpitäjän (Yritys) tulee suojata keräämänsä henkilötiedot siten, etteivät muut kuin Rekisterinpitäjän
määrittelemät henkilöt voi käsitellä niitä. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että henkilötietojen käsittelyyn käytettävät tietojärjestelmät ovat riittävillä tavoin teknisesti suojattuja ja että pääsy niihin on suojattu salasanalla.

TIETOJEN LUOVUTTAMINEN JA SIIRTO ETAN ULKOPUOLELLE

Henkilötietoja ei luovuteta ilman käyttäjän suostumusta Rekisterinpitäjän tai sen nykyisten tai tulevien konserniyhtiöiden ulkopuolelle siten, että tiedot olisivat tunnistettavissa yksittäistä käyttäjää koskeviksi muissa kuin seuraavissa poikkeustilanteissa: lain tai viranomaismääräyksen velvoittamana, tuomioistuimen määräyksestä tai jos se on muuten tarpeen lain, verkkopalveluiden käyttöehtojen tai hyvän tavan epäiltyjen loukkausten estämiseksi tai selvittämiseksi taikka rekisterinpitäjän tai kolmansien oikeuksien suojaamiseksi.

HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYYN LIITTYVÄT OIKEUDET

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa ja korjata tai vaatia korjattavaksi virheellisiä henkilötietojansa. Tarkastuspyynnöt ja korjauspyynnöt on osoitettava henkilökohtaisesti Rekisterinpitäjälle ja Rekisterinpitäjä vastaa tietopyyntöihin voimassa olevan lainsäädännön ja käytäntöjensä mukaisesti.

Jos rekisterissä on käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut
henkilötieto, rekisteröity voi pyytää yhteyshenkilöä oikaisemaan, poistamaan tai täydentämään tällaisen tiedon.

Rekisterinpitäjänä toimiva Yritys vastaa rekisteröityjen oikeuksien toteutumisesta ja voi antaa tarkempia
ohjeita näiden oikeuksien toteuttamiseksi. Silvasti Software Oy henkilötietojen käsittelijänä avustaa rekisterinpitäjää rekisteröityjen tietopyyntöihin vastaamisessa siinä laajuudessa, kuin henkilötietojen käsittelijältä lainsäädännössä edellytetään ja siten kuin on Yrityksen kanssa tarkemmin sovittu.

EVÄSTEET

LogiApps ei talleta käyttäjän laitteeseen evästeitä,jotka säilyvät laitteessa sovelluksen käytön lopettamisen jälkeen.

TIETOSUOJAKAYTÄNNÖN VERSIO

Tämä tietosuojakäytäntö on päivitetty 12.3.2021.