Language:

Silvasti Software Oy:n rekrytointirekisterin tietosuojaseloste

Rekisterinpitäjä

Rekisterinpitäjänä toimii Silvasti Software Oy.

Rekisterinpitäjän yhteystiedot

Silvasti Software Oy
Lutakonaukio 1
40100 Jyväskylä

Puh. +358104207550
Sähköposti: dataprotection@logiapps.fi
Y-tunnus: 2172313-6

Rekisterin nimi

Silvasti Software Oy:n rekrytointirekisteri

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja peruste

Henkilörekisteriin tallennetaan Silvasti Software Oy:n työnhakuprosessiin liittyviä henkilötietoja, esimerkiksi hakijan nimi, yhteystiedot, koulutustausta, työhistoria ja toiveet työtehtävään liittyen.

Silvasti Software Oy voi teettää työnhakijasta taustaselvityksiä työnhakijan erikseen antamalla suostumuksella, mikäli taustaselvitysten teettämiselle on peruste tehtävän hoitamisen kannalta.

Silvasti Software Oy saattaa teettää hakijan erillisellä suostumuksella hakijasta soveltuvuusarvioinnin, mikäli sille on perusteet täytettävän tehtävän kannalta. Soveltuvuusarvioinnin suorittaa aina sertifioitu ja luotettava toimija.

Lähettämällä työhakemuksen tai täyttämällä avoimen hakemuksen Silvasti Software Oy:lle, hakija suostuu siihen, että Silvasti Software Oy käsittelee häneen liittyviä henkilötietoja tämän tietosuojaselosteen mukaisesti.

Rekisterin tietosuojasisältö

Rekisteriin tallennetaan seuraavia tietoja työnhakijasta:

  • Perustiedot, kuten nimitiedot, osoite, syntymäaika, sähköpostiosoite, puhelinnumero, LinkedIn-profiilin osoite.
  • Taustatiedot, kuten työkokemus, koulutustausta, ammattipätevyydet, kieli- ja IT-taidot, harrastukset sekä muut kurssit ja mahdolliset luottamustoimet ja -tehtävät.
  • Työhakemusta koskevat tiedot, kuten työnhakustatus, kiinnostus erityyppisiin työtehtäviin, toivottu työsuhdemuoto ja työaika, toivottu työskentelypaikkakunta, palkkatoive sekä suosittelijat.
  • Työhakemuksen liitetiedostot, esimerkiksi avoin työhakemus ja ansioluettelo. Lisäksi tallennetaan mahdolliset taustaselvitykset ja soveltuvuusarvioinnit.

Henkilötietojen säilytysaika

Tietoja säilytetään siinä laajuudessa, kuin on tarkoituksenmukaista rekrytointiprosessin toteuttamisen kannalta. Työnhakijan avoimella hakemuksella luovuttamia tietoja säilytetään kolme kuukautta, jonka jälkeen henkilötiedot poistetaan järjestelmistä. Hakijan erikseen toivoessa, tiedot voidaan poistaa myös tätä ennen.

Johonkin tiettyyn tehtävään osoitetut hakemukset henkilötietoineen poistetaan järjestelmistä välittömästi rekrytointiprosessin päätyttyä, kuitenkin viimeistään kolmen kuukauden kuluessa hakuajan alkamisesta.

Säännönmukaiset tietolähteet

Työnhakija kirjaa itse henkilötietonsa työhakemukseen tai avoimeen hakemukseen, ja ne tallentuvat rekrytointijärjestelmään. Lisäksi rekrytointiprosessiin osallistuvat haastattelijat voivat tallentaa mahdollisissa työhaastatteluissa henkilön itsestään kertomia tietoja järjestelmään.

Silvasti Software Oy voi hankkia hakijan suostumuksella tietoja muista tietolähteistä, kuten suosittelijoilta tai viranomaistahoilta. Lisäksi hakijan suostumuksella voidaan teettää soveltuvuusarviointi.

Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Annettuja henkilötietoja voidaan antaa kolmansille osapuolille vain työnhakijan erikseen antamalla suostumuksella. Tietoja luovutetaan viranomaisille lakiin perustuvien määräysten perusteella.

Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Henkilötietoja ei lähtökohtaisesti siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle. Mahdolliset tekniset luovutukset EU:n ja ETA-alueen ulkopuolelle koskevat ainoastaan tilanteita, joissa järjestelmien palvelimet sijaitsisivat EU:n tai ETA:n ulkopuolella tai jos järjestelmän käyttöön liittyvää teknistä tukea jouduttaisiin pyytämään EU- tai ETA-alueiden ulkopuolelta.

Rekisterin suojauksen periaatteet

Mahdollinen manuaalinen aineisto säilytetään lukitussa tilassa, jonne on pääsy vain erikseen nimetyillä henkilöillä, joille se on työtehtävien suorittamisen kannalta välttämätöntä.

Digitaaliseen aineistoon on pääsy vain siihen oikeutetun työntekijän henkilökohtaisella käyttäjätunnuksella ja salasanalla. Käyttöoikeuksia on eritasoisia ja kullekin käyttäjälle annetaan tehtävän hoitamisen kannalta riittävä, mutta mahdollisimman suppea käyttöoikeus.

Rekisteröidyn oikeudet

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaan henkilörekistereihimme rekisteröidyllä on seuraavia oikeuksia:

1. Rekisteröidyn oikeus saada pääsy tietoihin (tarkastusoikeus)

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja rekisteriin on talletettu. Tarkastusoikeus voidaan evätä laissa säädetyin perustein. Tarkastusoikeuden käyttäminen on lähtökohtaisesti maksutonta.

2. Rekisteröidyn oikeus vaatia tiedon oikaisemista, poistamista tai käsittelyn rajoittamista

Rekisteröidyllä on oikeus saada oikaistua häntä koskeva tieto. Rekisteröidyllä on myös oikeus vaatia rekisterinpitäjää rajoittamaan henkilötietojensa käsittelyä esimerkiksi siinä tilanteessa, kun rekisteröity odottaa vastausta tietojensa oikaisemista tai poistamista koskevaan pyyntöön.

3. Rekisteröidyn oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen

Siltä osin kuin rekisteröity on itse toimittanut asiakasrekisteriin tietoja, joita käsitellään rekisteröidyn antaman suostumuksen tai toimeksiannon nojalla, rekisteröidyllä on oikeus saada tällaiset tiedot itselleen pääsääntöisesti koneluettavassa muodossa ja oikeus siirtää nämä tiedot toiselle rekisterinpitäjälle.

4. Rekisteröidyn oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, jos rekisterinpitäjä ei ole noudattanut toiminnassaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.

5. Muut oikeudet

Mikäli henkilötietoja käsitellään rekisteröidyn suostumukseen perustuen, rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa suostumuksensa ilmoittamalla tästä meille.

Rekisteröidyn oikeuksiin liittyvät pyynnöt tulee lähettää dataprotection@logiapps.fi -osoitteeseen.