Vekka Group Oy sköter busstrafiken på riksnivå. Till serviceutbudet hör lokal-, skol- och regiontrafik samt beställningskörningar. Det finns cirka 130 bussar i trafiken och cirka 170 anställda. Fordonen finns över hela Finland, de nordligaste i Posio. Företaget som grundades 1931 siktar på tillväxt även i framtiden.
Saker under kontroll
Ungefär för fem år sedan blev det nödvändigt att fundera på att skaffa ett resursplaneringssystem. Excel och ett ruthäfte fungerade bra med några bussar och ett litet antal anställda, men när antalet bussar och personer ökade, ökade risken för fel liksom arbetet med administrationen. Vi visste att det fanns system, men när vi testade dem upptäckte vi att inget av dem uppfyllde företagets behov.
Situationen förändrades 2021. ”Via ett internt tips i företaget fick vi information om LogiApps system och genast efter att vi bekantat oss med dem fick vi en känsla av att det här är något för oss”, berättar trafikledare Keijo Koskinen från Vekka Group.
LogiApps användarvänlighet och i synnerhet det visuella sättet att presentera saker och ting upplevdes som smidiga saker i arbetet. ”I många av de testade systemen var man tvungen att plåga hjärnan för att få en uppfattning om dagens situation. LogiApps anpassningsbarhet gör det möjligt att uppfatta situationen med endast en blick”, fortsätter Koskinen.”Planeraren har haft en tydlig förståelse för branschen och LogiApps passar för att hantera varje transportslag, inklusive persontransporter.”
Ibruktagande
I och med att vi testat flera system var ibruktagandet förknippat med vissa rädslor. Men oron visade sig vara onödig. ”Man behöver inte använda programmet längre än en dag för att lära sig hur det fungerar och den klara logiken”, konstaterar Koskinen. ”Det utmärkta produktionsstödet hjälpte oss över några få trösklar och serviceattityden har varit mycket bra. Vi har aldrig stött på attityden ”Varför ringer du hit”, utan man har på riktigt velat hjälpa oss. Alla våra frågor har besvarats.”
Strukturen med flera verksamhetsställen orsakade inga problem när vi började använda systemet. ”Varje depå kan utan bekymmer göra sina egna anteckningar utan att oroa sig för att de stör andras verksamhet.”
Fördelar
Efter att vi börjat använda systemet har personalen tackat för att vi nu är ”moderna”. Att programmet kan användas så bra på mobiltelefonen är en av de stora sakerna som underlättar livet. Möjligheten att använda det på distans hjälper också kontorspersonalen.
I ett företag som siktar på tillväxt har kostnadsbesparingarna en viktig roll. LogiApps har hjälpt till med detta genom att minska till exempel tiden som går åt till löneutbetalningen. Nuförtiden får löneräknaren all information från systemet ”genom att trycka på en knapp”, vilket har påskyndat löneutbetalningen betydligt. Dessutom har arbetshanteringen och arbetsskiftsplaneringen förenklats. Samtidigt har risken för att begå misstag minskat avsevärt. Till exempel kunde det hända i det gamla systemet att två personer reserverades för samma skift. Tack vare LogiApps har det här problemet försvunnit helt.
”Och när vi får den fördelning av kostnadsplatserna som vi önskar i programmet blir löneutbetalningen ännu enklare”, konstaterar Koskinen till slut.