Silvasti Software Oy:s dataskyddspolicy för rekryteringsregistret
Personuppgiftsansvarig
Silvasti Software Oy är Personuppgiftsansvarig.
Kontaktuppgifter till den Personuppgiftsansvariga
Silvasti Software Oy
Piippukatu 11
40100 Jyväskylä
Tfn +358 10 420 7550
E-post: dataprotection@logiapps.fi
FO-nummer: 2172313-6
Registrets namn
Silvasti Software Oy:s rekryteringsregister
Syftet med och grunden för behandlingen av personuppgifter
I personregistret lagras Silvasti Software Oy:s personuppgifter avseende jobbsökningsprocessen, till exempel sökandens namn, kontaktuppgifter, utbildningsbakgrund, arbetshistoria och önskemål om arbetsuppgiften.
Silvasti Software Oy kan låta utföra bakgrundsutredningar av den arbetssökande med samtycke som den arbetssökande ger separat för detta, om det finns en grund för bakgrundsutredningarna med tanke på skötseln av uppgiften.
Silvasti Software Oy kan med separat samtycke låta göra en lämplighetsbedömning av den sökande, om det finns grunder för detta med tanke på uppgiften som ska bemannas. Lämplighetsbedömningen utförs alltid av en certifierad och pålitlig aktör.
Genom att skicka in en arbetsansökan eller fylla i en öppen ansökan till Silvasti Software Oy, samtycker den sökande till att Silvasti Software Oy behandlar personuppgifter om hen i enlighet med denna dataskyddspolicy.
Registrets dataskyddsinnehåll
I registret sparas följande uppgifter om den arbetssökande:
- Grundläggande uppgifter som namn, adress, födelsedatum, e-postadress, telefonnummer, LinkedIn-profiladress.
- Bakgrundsinformation såsom arbetserfarenhet, utbildningsbakgrund, yrkeskvalifikationer, språk- och it-färdigheter, hobbyer samt andra kurser och eventuella förtroendeposter och -uppdrag.
- Uppgifter om arbetsansökan, såsom jobbsökarstatus, intresse för olika typer av arbetsuppgifter, önskad anställningsform och arbetstid, önskad arbetsort, löneönskemål samt referenser.
- Bilagor till arbetsansökan, till exempel en öppen arbetsansökan och meritförteckning. Dessutom sparas eventuella bakgrundsutredningar och lämplighetsbedömningar.
Lagringstid för personuppgifter
Uppgifterna lagras i den omfattning som är ändamålsenlig med tanke på rekryteringsprocessen. Uppgifter som den arbetssökande lämnar ut med en öppen ansökan sparas i tre månader, varefter personuppgifterna raderas ur systemen. Om sökanden begär det separat kan uppgifterna även raderas före detta.
Ansökningar med personuppgifter som riktas till en viss uppgift raderas ur systemen omedelbart efter att rekryteringsprocessen har avslutats, dock senast inom tre månader efter att ansökningstiden har börjat.
Regelrätta informationskällor
Den arbetssökande skriver själv sina personuppgifter i arbetsansökan eller den öppna ansökan och uppgifterna sparas i rekryteringssystemet. Dessutom kan intervjuare som deltar i rekryteringsprocessen vid eventuella anställningsintervjuer spara uppgifter som personen berättar om sig själv i systemet.
Silvasti Software Oy kan med sökandens samtycke inhämta uppgifter från andra informationskällor, såsom referenser eller myndigheter. Dessutom kan en lämplighetsbedömning utföras med sökandens samtycke.
Regelrätta överlåtelser av uppgifter
Erhållna personuppgifter kan överlåtas till tredje parter endast med ett samtycke som arbetssökaren separat gett för detta. Uppgifter överlåts till myndigheter på basis av bestämmelser som grundar sig på lag.
Överföring av uppgifter utanför EU eller EES
Personuppgifter överförs i princip inte utanför EU eller EES. Eventuella tekniska överlåtelser utanför EU och EES-området gäller endast situationer där systemens servrar är belägna utanför EU eller EES eller om tekniskt stöd i anslutning till användningen av systemet skulle behöva begäras utanför EU- eller EES-områdena.
Principerna för skydd av registret
Eventuellt manuellt material förvaras i ett låst utrymme som endast är tillgängligt för särskilt utsedda personer, för vilka materialet är nödvändigt för att utföra arbetsuppgifterna.
Endast den därtill berättigade arbetstagaren med personliga användarnamn och lösenord har åtkomst till digitalt material. Det finns olika nivåer av behörigheter och varje användare ges en tillräcklig men så begränsad behörighet som möjligt med tanke på skötseln av uppgiften.
Den registrerades rättigheter
Enligt EU:s allmänna dataskyddsförordning har den som är registrerad i våra personregister följande rättigheter:
1. Den registrerades rätt att få tillgång till uppgifterna (granskningsrätt)
Den registrerade har rätt att kontrollera vilka uppgifter om hen som sparats i registret. Granskningsrätten kan vägras på grunder som anges i lag. Utövandet av granskningsrätten är i princip avgiftsfritt.
2. Den registrerades rätt att kräva rättelse, radering eller begränsning av behandlingen av uppgifter
Den registrerade har rätt att få en uppgift om hen rättad. Den registrerade har också rätt att kräva att den personuppgiftsansvariga begränsar behandlingen av hens personuppgifter till exempel när den registrerade väntar på svar på en begäran om rättelse eller radering av uppgifterna.
3. Den registrerades rätt att överföra uppgifter från ett system till ett annat
Till den del den registrerade själv har lämnat uppgifter till kundregistret som behandlas med stöd av den registrerades samtycke eller uppdrag, har den registrerade i regel rätt att få sådana uppgifter i maskinläsbar form och rätt att överföra dessa uppgifter till en annan personuppgiftsansvarig.
4. Den registrerades rätt att lämna in klagomål till tillsynsmyndigheten
Den registrerade har rätt att lämna in klagomål till den behöriga tillsynsmyndigheten, om den personuppgiftsansvariga inte har iakttagit en dataskyddsreglering som lämpar sig för dennas verksamhet.
5. Övriga rättigheter
Om personuppgifterna behandlas på basis av den registrerades samtycke har den registrerade rätt att återkalla sitt samtycke genom att meddela oss om detta.
Begäran som gäller den registrerades rättigheter ska skickas till adressen dataprotection@logiapps.fi.