Rekka Group – Uteliaisuuden kulttuurin rakentamista

Rekka Group on perinteinen kuljetusliike. Yrityksen perustajalla ja pääomistajalla, Heikki Virtasella, on yli 40 vuoden kokemus toimialasta ja yrityksiäkin hän on alalle perustanut pari. Rekka Group syntyi vuonna 2021, kun K-S Bulk Oy ja SFK-Kuljetus Oy fuusioituivat. Yrityksen asiakkaina ovat teollisuuden yritykset, joille tehdään kemikaali- ja bulk-raaka-ainekuljetuksia.

Pitkästä perinteestä huolimatta yrityksessä ei ole tuudittauduttu tekemään asioita kuten aina ennenkin. Yrityksen nykyinen toimitusjohtaja, Heikin tytär Suvi Widgrén on alan ulkopuolelta tulleena tuonut yritykseen kyselykulttuurin. Aloittaessaan yrityksessä vuonna 2021 hänen yleisin kysymyksensä oli ”Miksi tämä tehdään näin?” Kysymykset olivat tapa oppia, mutta ne auttoivat myös luomaan kulttuurin, jossa kysyminen on sallittua, jopa suotavaa.

Suvin aloittaessa he sopivat omistajien kanssa tavoitteeksi yrityksen kasvun sekä toimialan tuomisen tähän päivään. Kysymykset olivat opettaneet sen, että yrityksessä oli hyödyntämätöntä potentiaalia ja perinteisiä toimintamalleja, joita olisi mahdollista nykyaikaistaa. Suvin vahva johtamiskokemus ja eri alojen yrityksissä toimiminen antoivat eväitä kaiken toteuttamiseen. Hän käyttääkin muutoksesta termiä start-up-again – perinteinen yritys, joka on kasvuyrityksen haasteiden edessä.

Yksi haastattelun aikana usein esiin noussut asia oli data – faktoihin perustuva tieto. Rutinoituneen ja perinteisen toiminnan muuttamiseen tarvitaan oikeaa ja luotettavaa tietoa, jolla muutostarvetta voidaan perustella. Erityisesti kasvuvaiheessa mutu saattaa johtaa harhaan – toiminnan lisääntyessä on tärkeää pystyä seuraamaan prosentuaalista muutosta, sillä kehitystä ei pysty arvioimaan muuten. Tässä vaiheessa ihmisten kyky hahmottaa asioita ei enää riitä.

Pitkäaikainen kumppanuus

Kuvassa vasemmalta alkaen: ajojärjestelijä Roope Virtanen , ajojärjestelijä Mika Hokkanen, logistiikkapäällikkö Oskari Laaksonen ja toimitusjohtaja Suvi Widgren.

Dataa yrityksessä on kerätty jo kauan. Heikin yhteistyö LogiAppsin ja Panu Silvastin kanssa on alkanut jo vuonna 2008 ja yhtenä ensimmäisistä asiakkaista rooli ohjelmiston kehittämisessä on ollut suuri. Kehitystyö tosin on auttanut yritystä, sillä LogiApps on räätälöinyt ohjelmaa asiakkaan tarpeiden mukaisesti. ”Viimeksi kuluneiden kahden vuoden aikana olen usein esittänyt kysymyksen ’Saako tällaista dataa’ ja yleensä se on onnistunut. Asiakassuhde on hyvin mutkaton ja luottamus on molemminpuolista” Suvi kertoo. ”Kyseessä on oikeastaan strateginen kumppanuus, ei niinkään asiakkuussuhde”. Suvi nostaa kumppanuuden eduiksi mm. tutut yhteyshenkilöt, joiden kanssa ei tarvitse aloittaa asioita uudestaan joka tapaamisella.

Luottamussuhde näkyy myös siinä, että uusia ideoita käsitellään yhdessä ja joskus todetaan, ettei tätä ole järkevää toteuttaa. Esimerkiksi kasvun myötä HR-järjestelmän vaatimukset kasvoivat niin, että oli järkevää investoida ohjelmistoon, joka on erikoistunut HR:ään henkilöstöjohtamisen ja rekrytoinnin työkaluna. ”LogiAppsin avoimet rajapinnat kuitenkin mahdollistavat tiedon siirtymisen edelleen järjestelmästä toiseen, jotta turhalta tuplatyöltä vältytään” Suvi toteaa.

Pitkän käyttöhistorian vuoksi LogiApps onkin Rekka Groupilla datan keskiössä – sieltä löytyy data henkilöstöstä kannattavuuteen. Viimeisimpänä käyttöönotettuna ominaisuutena CRM on auttanut muuttamaan myyntiprosessin ”aggressiivisesta odottelusta” nykyaikaiseen, aktiiviseen myyntityöhön kun asiakastiedot ja tarjouskanta ovat kaikkien yhteisessä käytössä. Uusien asiakkaiden hankkiminen on pitkä prosessi, mutta myyntityössäkin datalla on suuri merkitys. Tiedon kerääminen ja sen hyödyntäminen auttaa laadun ylläpitämisessä tai hiilineutraaliustavoitteen edistymisen seurannassa. Raportoinnin avulle nämä on mahdollista todistaa myös asiakkaille.

Se jolla on data, on kuningas

Tiedolla johtamisen merkitys näkyy myös Suvin tahtotilassa hyödyntää dataa laajemminkin. Kysymykset, joita Suvi pohti haastattelun aikana, liittyivät datan laajempaan hyödyntämiseen. Siihen, mitä dataa voisi jakaa esimerkiksi asiakkaille, sidosryhmille ja jopa yhteiskunnalle. Voitaisiinko kuljetusalan kalustoa hyödyntää teiden kunnon tarkkailuun ja datan keräämiseen päätöksenteon tueksi? Voisiko data hyödyntää asiakkaiden omaa toimintaa? Entä mitä apua tekoälystä voisi olla?

Esimerkkinä Suvi mainitsee reittisuunnittelun, jossa tekoäly voisi vähentää automatisoinnin myötä turhaa käsityötä. Alkuvaiheessa esimerkiksi reittiehdotuksina, joita ammattilainen voisi tarvittaessa muokata, mutta jokaista suunnittelua ei olisi tarpeen aloittaa nollapisteestä. Automatisointia voisi lisätä myös asiakkaan varastotilanteen seurantaan, jolloin esimerkiksi pinnan aleneminen hälytysrajan alle tuottaisi tulevaisuudessa automaattisesti kuljettajalle ajosuunnitelman.

Tärkeimpinä kysymyksinä Suvi nosti esille kaksi: ”mitkä ovat oikeat kysymykset” ja ”mitä me sillä tiedolla tekisimme”. Dataa ei siis kannata kerätä sen itsensä takia, vaan sitä pitää pystyä hyödyntämään toiminnassa. Sen avulla voidaan esimerkiksi vähentää virheiden määrää, turhaa työtä tai toimintaa voidaan kehittää faktoihin pohjautuen.

Muutoksen hallinta

Järjestelmien käyttöönottoon liittyy perinteisesti muutosvastarintaa. Suvin pitkän johtamiskokemuksen myötä hän on analysoinut sen johtuvan tarpeesta muuttaa rutiineja. Tähän hänellä on kokemuspohjainen lääke: viestintä. Kun käyttäjille perustellaan avoimesti, miksi jokin asia otetaan käyttöön, voidaan samalla avata myös hyödyt – ajan säästö, kuormituksen väheneminen jne. Kun syy muutokseen on tiedossa, rutiinien muuttaminen helpottuu. Usein ei lasketa käytettyä työaikaa, joka menee ”säätämiseen” ja pirstaleisen tiedon keräämiseen eri paikoista. Uuden järjestelmän käyttöönotto nähdään vaivalloisena vaikka pitkällä aikavälillä se nimenomaan säästää aikaa ja tehostaa toimintaa. ”Myös LogiAppsin helppokäyttöisyys on helpottanut uusien ominaisuuksien käyttöönottoa. Alallamme käyttäjäystävällisyys on erityisen tärkeää, samoin toiminta mobiililaitteissa” mainitsee Suvi.

Rekka Group on hyvä esimerkki siitä, miten toimiva järjestelmä auttaa arkea, mutta myös toiminnan eteenpäin viemistä. LogiApps on työkalu, jolla kokonaisuutta hallitaan ja sen myötä saataville tulee myös jatkuvasti uutta tietoa. Suvi kuitenkin muistuttaa, että tärkeintä on asenne ja kulttuuri: ”Uskalla kysyä ja uskalla kertoa -kulttuuri on erityisen tärkeä, sillä et voi kehittää sitä mitä et tunne”. Hän itse huomasi, että ulkopuolelta alalle tulleena hänen alkuaikoina esittämänsä ”tyhmät kysymykset” olivat tarpeen kehityspotentiaalin tunnistamiseen. Työ jatkuu – tavoitteena on tuplata liikevaihto kolmessa vuodessa, laajentaa kansainväliseen toimintaan ja samalla löytää keinot hiilineutraaliuteen. Miten tähän päästään? ”Luotan ammattilaisiin ympärilläni” toteaa Suvi.

REKKA GROUP
Joulukuussa 2021 K-S Bulk Oy ja SFK-Kuljetus Oy fuusioituivat muodostaen Rekka Group Oy:n
Omistajat: Heikki Virtanen, Oskari Laaksonen, Suvi Widgren sekä 1 ulkopuolinen jäsen
Toimitusjohtaja 1.9.2022 alkaen: Suvi Widgrén
Työntekijöitä: 65
Ajoneuvoja: 24
Liikevaihto: 8,5 M€