Die Firma LogVar Oy ist ein im Jahr 2019 gegründetes mittelfinnisches Logistikunternehmen für den Transport von Bulkwaren. Die Gründer des Unternehmens verfügen über ca. 40 Jahre Erfahrung in der Branche. LogVar hat sich auf die komplette Abwicklung von Transporten von Kunden konzentriert. Gemeinsam mit den Kunden werden kontinuierlich größere Komplexe entwickelt, für die LogVar die Verantwortung übernimmt. Das Unternehmen konnte trotz seines kurzen Bestehens ein beträchtliches Wachstum verzeichnen.
Pro Woche werden für zahlreiche Kunden 100 – 150 Ladungen transportiert. Aus diesem Grund muss die Papierarbeit präzise abgewickelt werden, da die Abrechnung darauf basiert. In den Anfangszeiten des Unternehmens wurde alles über Frachtbriefe und Excel-Tabellen in Papierform abgewickelt. „Die Frachtbriefe gingen nach und nach ein, ein Teil per Post, ein Teil per E-Mail. Alles musste zum Sortieren ausgedruckt werden“, erzählt Transportleiter Pertti Matilainen. „Nachdem alle Frachtbriefe fertig waren, wurden sie zuerst nach Kunden und danach nach den Geschäftsstellen der Kunden sortiert. Dies nahm gewöhnlich einen ganzen Tag in Anspruch und wurde nach der Arbeit zu Hause erledigt, um nicht durch Anrufe unterbrochen zu werden. Denn durch jede Unterbrechung nimmt bei der manuellen Arbeit die Möglichkeit von Fehlern zu. Zum Glück hatte meine Frau Verständnis, warum die Tische in der Küche und im Wohnzimmer mit Papieren eingedeckt waren“ fuhr er mit der Beschreibung der Herausforderungen der Verwaltung fort. Pertti nimmt außerdem an, dass mit zunehmendem Wachstum allein für die Erledigung dieser Arbeit ein weiterer Mitarbeiter nötig gewesen wäre.
Im Juni/Juli 2022 wurde LogiApps eingeführt. Zunächst wurde es nur auf einem Fahrzeug getestet, aber nach einer einwöchigen Testphase wurde LogiApps mit einem Mal auf allen Fahrzeugen in Betrieb genommen. Die Fahrer erlernten die Nutzung schnell und dies zeigte sich umgehend im Büro. Das alte Telefongefecht, bei dem jede Ladung über ihre Referenznummer mit dem Fahrer am Telefon durchgenommen wurde sowie die hinterfragenden Anrufe der Fahrer fallen weg. „Je präziser die Ladedaten aufgezeichnet werden können – z. B. die genauen Daten der Ladepunkte der Ladung – desto weniger werden die Fahrer nachfragen. Das einzige, was ein wenig geübt werden musste, war das Fotografieren der Frachtbriefe. Nun verläuft die Nutzung aber reibungslos und das Programm stellt sicher, dass alle auf die Ladung bezogenen Punkte dokumentiert sind, bevor der Fahrer die nächste Ladung bearbeiten kann“, konstatiert Matilainen.
Verabschiedung von alten Gewohnheiten per Beschluss
In der Anfangsphase der Inbetriebnahme wurden noch alle Dokumente „zur Sicherheit“ ausgedruckt. Aber das Vertrauen nahm schnell zu und bald wurde die prinzipielle Entscheidung getroffen, dass nichts mehr ausgedruckt wird. Es war auch nicht mehr erforderlich, etwas auszudrucken. Beispielsweise werden die vom Kunden benötigten Dokumente schnell per E-Mail als PDF-Datei zugestellt. „Und dies zeigte sich direkt im Verbrauch der Tintenpatronen, der sich auf einen Bruchteil des alten Niveaus reduziert hat.“
Am Anfang musste noch geringfügig manuelle Arbeit verrichtet werden, durch die Errichtung der Schnittstelle zum Ropo Capitals System ist aber auch diese weggefallen. „Nun benötigt man für diese Arbeit, die zunächst für das Sortieren der Frachtbriefe einen ganzen
Tag sowie mehrere Stunden für die eigentliche Abrechnung in Anspruch nahm, nur noch eine halbe bis eine Stunde. Wenn nicht vergessen wird, die Preise auf dem neuesten Stand zu bringen, kann die Rechnungsstellung in der Praxis mit wenigen Klicks erfolgen. Hinzukommend können sowohl die Datenanfragen der Fahrer als auch der Kunden wirklich schnell beantwortet werden. Alles wird perfekt am gleichen Ort archiviert“, fasst Matilainen zusammen.
Die Einrichtung der oben genannten Schnittstelle erfolgte schnell und auch danach befand sich die Geschwindigkeit des Services auf einem hohen Niveau. Die Ansprechpartner haben eine Telefonnummer, über welche direkt Hilfe geleistet wird. „Auch heute Morgen führte ich ein zweiminütiges Telefonat und die Sache war umgehend geklärt. Dies ist wichtig, denn bei Fragen handelt es sich üblicherweise um eine akute Situation“, führt Matilainen am Tag des Interviews an. „Außerdem wird auf Entwicklungsvorschläge eingegangen. Auch jetzt werden die von uns gewünschten Änderungen an den Ertragsberechnungen fertiggestellt, so dass diese direkt aus dem System bezogen werden können“.
„Dies würden wir nicht mehr aufgeben“
Die Frage, ob es sich lohnt, LogiApps einzuführen, wurde prompt folgendermaßen beantwortet: „Ein wirklich gutes Tool. Als größte Vorteile werden Zeitersparnis, die Klärung der Angelegenheiten und die Datenverfügbarkeit genannt. Das Wachstum der Geschäftstätigkeit wird dadurch gefördert, dass die grundlegenden Angelegenheiten funktionieren“, führt Matilainen an. „Die zeitliche Ersparnis ist daran zu erkennen, dass man abends nicht mehr arbeiten muss – wenn man nicht unbedingt will – und tagsüber kann man sich auf den Verkauf konzentrieren und sich um die Organisation der Transporte kümmern. Klarheit wird u.a. dadurch verschafft, dass die Daten jedem mühelos zur Verfügung gestellt werden. Die Vorteile der Archivierung sind darin zu erkennen, dass alle Daten sowohl durch die Kunden als auch die Fahrer sofort auffindbar sind, sogar fahrzeugs- und ladungsspezifisch.“
„Ich kann nichts Negatives darüber sagen“, beendet Matilainen das Interview.
LogVar Oy
Gegründet im Jahre 2019 in Pihtipudas
Umsatz: 2,1 Mio. €
Festangestellte Mitarbeiter: 5
https://www.logvar.fi